Оптимайзер (введение)

Привет всем!

Я приступил к написанию программы планирования времени под рабочим названием "Оптимайзер".

В данной статье и нескольких последующих я хочу рассказать о ней, как я к этому пришел, как оно работает и чем оно может быть полезно лично Вам.

Введение.

Как я пришел к тайм-менеджменту.

Когда мне было 15 лет, я ехал в поезде и мне повезло оказаться с очень интересным собеседником в купе. Что мы обычно понимаем под словосочетанием "интересный собеседник"? Разумеется, речь идет о человеке, который внимательно и с большим интересом слушает все, что мы ему рассказываем.

И вот такому интересному собеседнику я рассказал вкратце историю своей жизни. Он некоторое время переваривал, потом пожал плечами и отрезюмировал: "Если бы я не услышал все это от тебя, я бы подумал, что это - истории нескольких жизней, так много всего ты успел сделать и так много всего с тобой случилось."

Я тогда был потрясен до глубины души - мне всегда казалось, что наоборот, я постоянно ничего не успеваю, постоянно что-то упускаю, пропускаю, не доделываю, бросаю.

Чем дольше я жил, чем старше я становился, тем понятнее мне становилось, что я действительно успеваю сделать гораздо больше в единицу времени, чем условный "среднестатистический" человек. Тем не менее, ощущение, что я ничего не успеваю, что мне не хватает 24 часов в сутках меня не покидало и только усиливалось.

Это привело меня к тому, что я начал изучать разные способы управления времени, тайм-менеджмента, начиная с самых общепризнанных, заканчивая абсолютно дикими экспериментаторами. Каждая методика давала мне возможность сделать еще больше, успеть еще больше, добиться еще большего, и... лишь еще сильнее вогнать себя в то самое колесо, которое я крутил все быстрее и быстрее.

Да, я стал высокоорганизованным человеком, да, моя секунда стала стоить много денег, но стал ли я от этого счастливее? Приблизился ли я исполнению своих желаний?

Ни на шаг! И даже когда мне удавалось достичь того, чего я хотел, мне либо было некогда насладиться успехом и прочувствовать достижение, либо оно уже не имело для меня значения, т.к. надо было еще столько всего успеть.

Оборотная сторона медали.

При этом в моем окружении были люди, как просто знакомые и сотрудники, так и близкие мне люди, которых я любил всем сердцем, которые выдавали в эфир фразы вроде: "мне так скучно", "я не знаю, чем мне заняться", "как бы убить время?"

Подобные жалобы не то, что не встречали сочувствия с моей стороны, но могли вогнать меня в глухую депрессию или страшную ярость.

Я отказывался понимать, как это так, не знаю, чем заняться, когда времени ни на что не хватает, когда я продал бы треть своей жизни любому демону, который пообещал бы мне, что я больше не буду спать, или лично для меня он сделает в сутках хотя бы 25 часов?

Тем не менее, я видел, что некоторые из таких людей (разумеется, меньшая их часть, но все же) были успешнее меня в разы, достигая своих целей минимумом затраченного на них времени, или просто были гораздо счастливее и удовлетвореннее меня.

Продуктивность и эффективность.

Видя мои искания, один мой близкий друг посоветовал прочесть книгу, которая помогла ему изменить его жизнь. Это были "7 Привычек Эффективного Человека" Стивена Кови. По началу я не воспринял его совет всерьез и просто покивал головой, но он был мягко настойчив, поэтому книгу я себе в итоге скачал и читать начал.

Потом я не мог от нее оторваться и читал ее запоем, перечитывал и перечитываю сейчас регулярно, каждый раз находя в ней что-то новое, что-то, чего не видел в прошлые разы, просто потому что не был к этому готов. Более того, идеи, описанные в этой книге, стали базисом для современного западного мышления, о чем многие даже не догадываются, хотя и придерживаются всех заложенных в нее принципов.

Думаю, Вы уже поняли, насколько я люблю эту книгу и как сильно хочу поделиться ей со всеми Вами, но здесь я хотел бы рассказать все-таки не об этом. С точки зрения тайм-менеджмента для меня в этой книге было два гениальных открытия и одно последующее озарение.

Начну по порядку.

Первым открытием для меня стало четкое формулирование термина "эффективность". Многие сейчас под ним понимают продуктивность, результативность, - количественные или качественные результаты деятельности, но это - большая ошибка.

Приведу простой пример.

Джо заработал 100$, а Молли 10 000$. Кто из них - более эффективен?

Очевидный ответ: Молли - ее результат превышает результат Джо в 100 раз.

И если Вам это кажется очевидным, не расстраивайтесь - это распространенное заблуждение, и я лично тоже подумал так, первый раз столкнувшись с такой просто задачей.

Однако в этой задаче для вычисления ответа не хватает еще одного условия. И когда мы его введем, то сразу же увидим наших работников совсем с другого угла зрения.

Итак, Джо заработал 100$, а Молли 10 000$. При этом Джо работал 1 час, а Молли - 1 год.

Теперь понятно, кто - более эффективен в зарабатывании денег из них двоих?

Так, понятие эффективности оценивает не результат в его чистом виде, а в соотношении с затраченными на него усилиями. Результат/Ресурс.

Вот так все просто - и эту задачу мы решаем с самого нашего рождения, принимая решение, стоит ли продолжить кричать и требовать молока, или уснуть, не тратя лишние силы на то, чтобы разбудить крепко спящих родителей?

Разбежаться и залезть на ледяную горку, чтобы с нее скатиться с ветерком, или не тратить время на десяток попыток, 9 из которых закончатся съездом вниз на коленках?

Потратить последний год школы на подготовку к институту или весело проводить время с друзьями на тусовках и вечеринках?

Осознание термина "эффективность" в применении к любому решению, принимаемому в жизни, уже перевернуло мое отношение ко времени, но Кови было мало и он продолжил помогать мне делать открытия.

3 поколения управления временем.

Когда я изучал методики тайм-менеджмента, почти все они начинались с объяснения того, почему другие конкретные методики не сработают, и чем именно эта хороша и полезна. Ни на одно изучение тайм-менеджмента как явления я на тот момент не натыкался.

Кови как раз-таки впервые (лично для меня) указал на то, что человечество пытается организовать свое время с самого момента начала своего существования, и за все эти тысячи (и даже десятки тысяч) лет разработало всего лишь 3 поколения управления временем.

1-е поколение известно нам всем. Это - просто список дел, которые надо сделать.

Это может быть список, где в столбик выписаны все дела, может быть табличка в компьютере, содержащая список таких дел, а могут быть и стикеры, на которых написаны фразы типа "8-800-2000-600 Иван Иваныч - позвонить насчет труб", "Молоко, хлеб, яйца", "Поздравить бабушку с прошедшим Новым годом", "Звонили из банка, просили подтвердить платеж".

Я в свое время огляделся и увидел, что весь мой рабочий стол, монитор компьютера, клавиатура обклеены такими стикерами. Несколько стикеров было даже приклеено к моему креслу снизу - ума не приложу, кто и зачем их туда приляпал.

Таким образом, 1-е поколение планирования - это просто дела, которые надо сделать, без привязки ко времени или каким-то другим характеристикам.

2-е поколение - это расписания.

Первое поколение тайм-менеджмента было известно с древнейших времен. Даже до того, как люди освоили письменность на стикерах, любой человек мог прокручивать в голове дела, которые должен сделать сегодня: позавтракать, поцеловать жену, дать пинка ребенку, поймать мамонта, нарисовать бизона на стене пещеры, лечь спать.

Он мог весь день повторять их и даже загибать пальцы, чтобы ничего не забыть, завершая эти дела в любом порядке.

Чуть более продвинутые люди обнаружили, что мир живет по циклически повторяющимся схемам: после ночи наступает день, за светлым днем следует ночь, лето сменяет осень, осень сменяет зима, а через 365 дней все повотряется вновь.

Так появилось понимание времени. Одновременно с этим пришло понимание, что некоторые дела можно делать тогда, когда хочется, а некоторые только в определенное время: сеять можно только весной, а собирать урожай только осенью; вылавливать ракушки на берегу можно в отлив, а нырять со скалы в прилив. Нарушение этих правил приводило к катастрофическим последствиям.

Таким образом многие люди стали планировать свою жизнь по расписаниям и календарям, в которых записывали не только, что надо сделать, но и когда это надо начать и/или закончить делать.

Органайзеры, записные книжки, календари, электронные в том числе - все это примеры инструментов планирования 2 поколения.

3-е поколение планирования было изобретено сравнительно недавно, когда дел стало все больше, жизнь все быстрее и стремительнее, а часов в сутках не прибавилось.

Многие люди стали замечать, что просто планировать дела во времени - недостаточно, т.к. при таком планировании не учитывается степень важности тех или иных дел, особенно контактов с клиентами. В эпоху развития CRM-систем стало модно делить клиентов на категории A, B и С по степени их важности.

Планирование времени естественным образом развивалось в первую очередь в рамках продаж, где лучшие умы того времени стремились выжать максимум результата из своих методик, стремясь быть чудовищно эффективными.

Не ставя себе задачи оценить этичность и долгосрочную эффективность ABC-классификации клиентов в данном тексте, отмечу, что сама идея разделения дел по степени важности распространилась в тайм-менеджмент, породив 3-е поколение планирования времени, добавив не только время, когда надо начать или закончить то или иное дело, но и степень его важности.

Такие системы управления времени Вы сегодня можете легко найти в сети или в составе практически любой системы тайм-менеджмента и/или управления продажами, предприятиями, личным ростом и т.д.

При всей кажущейся универсальности эти системы часто приводят к парадоксам, заставляя метаться перед выбором: здесь и сейчас сделать срочное дело низкой важности, которое уже "подгорает", или заняться важным, но которое можно отложить на потом?

Попробуйте угадать (или вспомнить, если сами используете такие системы), что Вы будете выбирать в случае такого выбора? И в какое состояние Вы придете, когда поймете, что этот выбор встает перед Вами, как минимум, 20 раз в день?

4-е поколение управления временем.

Кови предложил систему планирования, которую он отнес к 4-ому поколению.

Он предложил распределить все дела по двум осям: Срочность и Важность.

Важность возрастает снизу вверх, а срочность убывает слева направо, символизируя возрастающее количество времени, отведенную на ту или иную задачу.

Таким образом Стивен предлагает все дела разделить на 4 класса: A - это дела срочные и важные, B - это дела несрочные и важные, C - это дела срочные и неважные, D - это дела несрочные и неважные.

Какие же дела - самые главные и лучшие, каких дел должно быть больше всего в Вашем расписании?

Конечно же самый очевидный ответ - это дела группы A: они и срочные, и важные.

И как и в прошлой задачке ответ этот - самый распространенный и неверный.

Группа A.

Если посмотреть на дела группы A, то они важны для Вас, т.к. их выполнение может приблизить Вас к какой-то важной для Вас цели, а невыполнение отдалить от нее или поставить Вас или Ваших близких в опасное положение. При этом они еще и срочные - т.е. у них есть крайний срок исполнения и он близок.

Важность - так или иначе субъективная характеристика, т.к. только Вы в конечном итоге можете определить для себя, важно или нет для Вас то или иное дело или событие, но срочность - это характеристика, привносимая извне, и повлиять на нее Вы уже не можете. Если дело стало срочным, значит его надо делать срочно.

Прекрасным примером является пожар. Наверное, слово "прекрасный" сюда не очень подходит, но пример действительно крайне верный.

Во время пожара Ваше имущество, все, чем Вы дорожите, находится под угрозой уничтожения. И малейшее промедление может привезти к тому, что этот риск оправдается. Более того, во время пожара под угрозой может оказаться Ваше здоровье или здоровье других людей.

Зачастую мы приходим к тому, что все важные для нас дела становятся срочными, - делая только срочные дела, мы все меньше и меньше времени и сил оставляем себе на то, чтобы хотя бы какую-то часть дел сделать заранее, и в итоге приходим к тому, что бесконечные сессии, авралы на работе, квартальные отчеты, накипевшие разговоры с близкими, обострившиеся хронические болезни становятся основой нашей жизни и начинают составлять ее основную часть.

Именно так я лично оказался белкой в колесе, решающей тысячу срочных и важных проблем в секунду, и не испытывающей ничего, кроме бесконечной усталости и разочарования.

Группа B.

Дела группы B - это все то, что приближает Вас к важным целям, будь то приобретение собственного дома, рождение ребенка, получение образования, написание книги или картины, завоевание награды или даже сбросить 2 кг к лету или написать поздравительный стишок своей маме.

Для того, чтобы цель была определена как "важная", она не обязательно должна быть большой и масштабной - достаточно, чтобы она имела для Вас значение.

Группы C и D.

Несрочные и неважные дела из группы D - это так же очевидно, как и группа A. Эти дела не имеют значения, не приближают Вас ни к какой значимой для Вас цели, не предотвращают никакой опасности, и их вдобавок ко всему еще и можно отложить на неопределенный срок времени.

Так, например, если у Вас на полке пылится книга сомнительного содержания, которая ничему Вас не научит, не даст никаких даже самых незначительных эмоций и оставит после своего прочтения только досаду за бесцельно потраченное время, то прочесть ее НЕ важно.

При этом если Вы оставите ее пылиться и дальше, то за годы лежания на полки с ней почти ничего не произойдет, она останется неизменной, поэтому читать ее не только не важно, но и не срочно.

Гораздо сложнее в этом плане с группой C.

Эти дела - на самом деле для Вас не важны. Они ни к чему Вас не приближают и ни от чего не защищают, но... самой срочностью они кричат о том, что их немедленно надо исполнить. Все бросить и прямой сейчас делать их.

Представьте себе, что Вы запланировали несколько часов отвести на важное и совершенно несрочное дело, которое намеревались сделать уже давно. Может быть, это - картина, которую Вы хотите написать, возможно, это - толстенная книга, для которой Вы приготовили уютное кресло и бутылку сухого вина, или это - игра, которая перенесет Вас на целый день в волшебный и таинственный мир, населенный феями и эльфами, где Вам предстоит стать великим героем, защищающим благородное королевство. Это может быть и запланированная за месяц поездка с сыном на велосипедах в лес или просто встреча со старым школьным другом. Главное, что это - очень важно для Вас.

Вы приготовили все необходимое, уселись в кресле поудобнее, настроили гитару, налили бокал вина, закинули на спину рюкзак с припасами и палаткой, как вдруг... в вашем телефоне мигает сообщение, что Вам пишет жена. Или мама. Или коллега.

Сегодня - выходной, Вы точно знаете, что все в порядке, ничего не случилось, жена с сестрой, мама с подругами пьет чай с пирогами. Если бы случилось что-то серьезное, Вам бы позвонили.

Но сообщение на телефоне мигает и мигает.

И Вы откладываете книгу, гитару и джойстик, кряхтя берете телефон (ну вдруг что-то срочное) и... видите, что это - ерунда. Тем не менее Вы отвечаете, видите еще одно сообщение, потом еще одно, потом тыкаете в присланную ссылку, проходите еще по одной, смотрите видео, снова отвечаете на сообщение... Так и наступает вечер, важное дело не сделано, зато сделаны все срочные, но совершенно не важные для Вас дела.

Самый важный квадрат.

Так какой же квадрат - самый лучший? Какая именно группа дел должна быть превалирующей, если Вы хотите все успевать и быть счастливы и довольны собой и своей жизнью?

Группа А - я много успеваю, у меня много успехов, но просто нет времени насладиться ими и даже осознать их, ведь я постоянно тушу пожары, ношусь с багром, ведрами лью воду, вытаскиваю котят из горящих комнат.

Группа C - я постоянно имитирую бурную деятельность, суечусь, совершаю множество движений, но все они не направлены на решение проблем и достижение целей. При пожаре я буду бегать и кричать, разбрасывать листовки, призывающие соблюдать осторожность при обращении с огнем, а также требовать немедленно найти и наказать виновных. Я буду очень усталым, но толку от моих действий не будет.

Группа D - я не делаю ничего из того, что надо делать, тогда, когда надо делать, и просто смотрю, как жизнь проплывает мимо. При пожаре я буду лежать на кровати в горящем здании и подбирать, в какой цвет надо выкрасить потолок.

Группа B - я делаю все важные дела вовремя, просто не допуская авралов, крайних сроков и готовлюсь к любым отхождениям от плана и неожиданностям. Задолго до пожара я установлю в доме детекторы дыма, систему пожаротушения, заменю всю бытовую технику на безопасную, а если пожар все-таки начнется (скорее всего из-за удара молнии или по нерадивости моих соседей), то у меня наготове огнетушитель, гидрант и пара брезентовых перчаток.